ADSI (Materi I)

BAB I
PENGANTAR SISTEM INFORMASI
1.1. Konsep Dasar Sistem
Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya
dan penekanan pada komponennya.
Definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah :
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Suatu prosedur adalah :
suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa
orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Definisi lain dari prosedur adalah :
urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa
yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan
bagaimana mengerjakannya.
Definisi sistem yg lebih menekankan pada konponen/elemen adalah :
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Karakteristik sistem yaitu :
mempunyai komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung,
masukan, keluaran, pengolah/proses, dan sasaran atau tujuan.
Klasifikasi sistem dari beberapa sudut pandang sebagai berikut :
1. Sistem sebagai sitem alamiah dan sistem buatan manusia.
2. Sistem sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.
3. Sistem sebagai sistem tertentu (deterministic) dan sistem tak tentu
(probabilistic)
4. Sistem sebagai sitem tertutup dan sistem terbuka.
I_ Pengantar Sistem Informasi 1
1.2. Konsep Dasar Informasi
Didalam organisasi sangat penting dalam mengelola sumberdaya-sumberdaya
utama seperti buruh, dan bahan mentah, tapi saat ini informasi juga merupakan
sumberdaya yang tidak kalah pentingnya harus dikelola. Para pembuat keputusan
memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar produk sampingan bisnis yang
sedang berjalan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor kritis
dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Sehingga
informasi merupakan salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi
yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan perusahaan dalam mencapai
tujuan.
Definisi informasi adalah :
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
Data adalah : kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan
kesatuan yang nyata. Atau data adalah : representasi dunia nyata yang mewakili
suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan,
peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf,
simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Siklus informasi :
Data yang masih merupakan bahan mentah yang harus diolah untuk
menghasilkan informasi melalui suatu model. Model yang digunakan untuk
mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan
siklus pengolahan data (siklus informasi).
INPUT
DATA KEPUTUSAN
TINDAKAN PENERIMA
OUTPUT PROSES
(MODEL)
HASIL TINDAKAN
Kebutuhan informasi didasarkan pada :
I_ Pengantar Sistem Informasi 2
1. kegiatan bisnis yang semakin komplek.
2. Kemampuan komputer yang semakin meningkat.
Output komputer berupa informasi dapat digunakan oleh manager, non manager
ataupun perorangan dalam suatu perusahaan.
Kualistas informasi tergantung pada tiga hal yaitu :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga
berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya,
mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan
(noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut.
Komponen akurat meliputi :
- Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus
memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan
sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
- Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus
memiliki kebenaran.
- Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
keamanan.
2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab
informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga
bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat
berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya
informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir
untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada
akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila
ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
4. Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi
I_ Pengantar Sistem Informasi 3
tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi
dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
1.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
pengambilan keputusan.
Definisi sistem informasi adalah :
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Definisi lain sistem informasi adalah :
kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer)
untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai
sasaran-sasaran perusahaan.
1.4. Komponen Sistem Informasi
Komponen sistem informasi yang disebut blok bangunan yaitu :
blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan
blok kendali. Keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
Blok masukan
mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan
media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa
dokumen dasar.
Blok model
terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan dalam
basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Blok keluaran
produk dari sistem informasi adalah keluaran berupa informasi yang
berkualitas.
I_ Pengantar Sistem Informasi 4
Blok teknologi
merupakan kotak alat ( tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi terdiri dari
3 bagian utama yaitu teknisi(brainware), perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang
mengetahui teknologi dan membuatnya beroperasi (operator komputer,
pemrogram, operator pengolah data, spesialis telekomunikasi, analis sistem).
Teknologi perangkat lunak berupa aplikasi-aplikasi perangkat lunak (program).
Teknologi perangkat keras berupa teknologi masukan (semua perangkat yang
digunakan untuk menangkap data seperti : keyboard, scanner, barcode),
teknologi keluaran (perangkat yang dapat menyajikan informasi yang dihasilkan
seperti : monitor, printer), teknologi pemroses (komponen CPU), teknologi
penyimpanan (semua peralatan yang digunakan untuk menyimpan data seperti
: magnetik tape, magnetik disk, CD) dan teknologi telekomunikasi (teknologi
yang memungkinkan hubungan jarak jauh seperti internet dan ATM)
Blok basis data
merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yang diorganisasi
sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.
Blok kendali
Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa halhal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi
kesalahan dapat langsung diatasi.
1.5. Jenis-jenis Sistem Informasi
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung
pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian
(gambar 1) :
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan
untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin
seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi
yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan
eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh
manajer.
I_ Pengantar Sistem Informasi 5
2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data,
yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya
menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data
atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum
menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang
diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets,
electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video
conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan
doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan
memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau
masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas
organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan
pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk
membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi
informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai
sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi
mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun
keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara
cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa
alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem
sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatanpendekatan
pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta
memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledgebased
systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan
I_ Pengantar Sistem Informasi 6
seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu
organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi
pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik
terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah
knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan
pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa
terstruktur dan anatarmuka pengguna.
6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support
Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan
semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems
membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok
bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam
bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS
disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang
disebut dengan “ groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang
terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS
membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal
dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempattempat
yang bisa diakses seperti kantor.
I_ Pengantar Sistem Informasi 7
ESS
GDSS
CSCWS
Sistem Ahli
Decision Support Systems
Sistem Informasi Manajemen
Knowledge Work Systems
Office Automation Systems
Transaction Processing Systems
Gambar 1. Jenis-jenis Sistem
Contoh sistem informasi antara lain :
1. Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk
melayani pemesanan/pembelian tiket.
2. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan
dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data.
3. Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data
akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.
4. Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan
yang jatuh tempo.
5. Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui
riwayat penyakit pasien.
Kemampuan utama sistem Informasi
6. melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dan dengan kecepatan
tinggi.
7. menyediakan kominukasi dalam organisasi atau antar organisasi yang
murah.
8. menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang
kecil tetapi mudah diakses.
I_ Pengantar Sistem Informasi 8
9. memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia
dengan cepat dan murah.
10. meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam
kelompok dalam suatu tempat atau beberapa lokasi.
11. mengotomatisasikan proses-proses bisnis dan tugas-tugas yang dikerjakan
secara manual.
12. mempercepat pengetikan dan penyuntingan.
13. pembiayaan yang lebih murah daripada pengerjaan secara manual.
1.6. Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru
untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki
sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan
beberapa hal, yaitu :
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama,
permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan
organisasi,
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
3. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya
pemerintah).
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan
tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan
waktu yang lama untuk menyelesaikannya.
1.7. Analis Sistem
Definisi Analisis Sistem
Menurut Yogiyanto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan.
I_ Pengantar Sistem Informasi 9
Menurut Kristanto (2003) analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan
menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa
persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.
Analis Sistem
Menurut Yogiyanto (1995) analis sistem (analis informasi) adalah orang yang
menganalis sistem (mempelajari masalah-masalahan yang timbul dan
menentukan kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan
pemecahan permasalahan tersebut.
Menurut Kristanto (2003) analis sistem adalah orang yang mempunyai
kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem, memilih alternatif
pemecahan masalah dan menyelesaikan masalah tersebut dengan
menggunakan komputer.
Peranan Analis Sistem
Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara
mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk
membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem
mempunyai tiga peranan penting, yaitu :
1. Sebagai konsultan
2. Sebagai ahli pendukung
3. Sebagai agen perubahan
Tugas Analis Sistem
Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah :
1. mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang
digunakan pada sistem yang telah berjalan.
2. menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi
kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua
kekurangan tersebut kepada pemakai sistem.
3. merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.
4. menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem
yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat
diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut.
5. mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang
baru tersebut.
I_ Pengantar Sistem Informasi 10
I_ Pengantar Sistem Informasi 11